REG.
REG. 28 SETTEMBRE 2001, N. 4.
«Modificazioni
del Regolamento
regionale 26 giugno 1989, n. 21 - Ordinamento degli archivi
della
Giunta regionale».
Regolamento
abrogato con Reg. Reg. 01 ottobre 2002,
n. 5 art.58, comma 1.
Art.
1
(Sostituzione
dell’art.10 del R.R. n. 21/89)
1.
L’articolo 10 del regolamento regionale 26 giugno 1989, n. 21 è sostituito dal
seguente:
“Art.
10
(Corrispondenza
in arrivo)
1.
La corrispondenza indirizzata alla Regione, suoi organi e strutture, ad essi
recapitata con
qualsiasi
mezzo e su qualunque supporto, deve essere consegnata all’unità archivistica
della
sede
competente alla trattazione.
2.
L’unità archivistica dispone lo smistamento immediato della corrispondenza
nominativa
pervenuta
tramite fax o e-mail e di quella pervenuta anche con altri mezzi ed indirizzata
nominativamente
al Presidente della Giunta regionale od ai singoli Assessori, nonché di tutta
la
corrispondenza
recante la dicitura “riservata”, e/o “personale”, o equivalente. La medesima è
in
ogni caso assoggettata a protocollazione dopo la visione da parte degli
interessati.
3.
Gli addetti all’archivio effettuano l’apertura della corrispondenza, ad eccezione
di quella di
cui
al comma 2 ed appongono sulla stessa il timbro a calendario di posta in arrivo.
Il Direttore
regionale
o persona da questi delegata provvede all’assegnazione della corrispondenza. La
corrispondenza,
siglata dal Direttore o da persona delegata, è restituita all’archivio, che
provvede
alla immediata protocollazione e classificazione oltre che alla registrazione
in
protocollo
ed infine allo smistamento della stessa.
4.
In sede di assegnazione della corrispondenza sono evidenziati i documenti
urgenti, i quali
sono
trattati con precedenza su tutta la corrispondenza ordinaria.
5.
La documentazione erroneamente assegnata deve essere immediatamente restituita
all’archivio
per le necessarie rettifiche.
6.
Gli addetti all’archivio, qualora accertino il cattivo stato dei mezzi di
chiusura di plichi,
lettere
o pacchi, tali da far temere danni o manomissioni, provvedono all’apertura
degli stessi
in
presenza di due testimoni, redigendo apposito verbale dell’operazione ed
assumendo il
verbale
stesso al protocollo.
7.
Con apposita disposizione del Segretario generale della Presidenza della Giunta
regionale è
regolamentato
il ricevimento della corrispondenza consegnata presso la sede della Presidenza
della
Giunta regionale dopo le ore quattordici del venerdì.
8.
Gli addetti all’archivio sono tenuti a rilasciare ricevuta su apposito modello
di plichi
raccomandati
o assimilati, o che in ogni caso comportino una dichiarazione di ricevimento.”.
Art.
2
(Sostituzione
dell’art. 11 del R.R. n. 21/89)
1.
L’articolo 11 del regolamento regionale 26 giugno 1989, n. 21 è sostituito dal
seguente:
“Art.
11
(Corrispondenza
in partenza)
1.
Tutta la corrispondenza indirizzata a soggetti esterni all’amministrazione
regionale deve
essere
consegnata all’unità di archivio competente entro le ore undici di ogni giorno
lavorativo;
la
corrispondenza consegnata oltre tale orario viene spedita il giorno successivo.
2.
L’esemplare della corrispondenza che viene prodotto per essere protocollato è
trasmesso
in
archivio, unitamente al fascicolo, ove esistente, e deve recare l’annotazione
relativa alla sua
collocazione
agli atti o alla restituzione alla struttura competente.
3.
La minuta deve recare in originale la firma del soggetto che sottoscrive e la
sigla
dattiloscritta
delle persone che hanno curato la redazione e la stampa del testo.
4.
La corrispondenza va presentata in archivio, per la spedizione in busta aperta
recante
l’indirizzo/i
dei destinatari e l’indicazione del modo con cui deve essere spedita.
5.
La corrispondenza raccomandata è raccolta separatamente ed elencata
nell’apposita
distinta,
redatta in duplice copia a cura dell’ufficio scrivente.”.
Art.
3
(Abrogazione
art. 12 del R.R. n. 21/89)
1.
L’articolo 12 del regolamento regionale 26 giugno 1989, n. 21 è abrogato.
Il
presente regolamento regionale sarà pubblicato nel Bollettino Ufficiale della
Regione.
E’
fatto obbligo a chiunque spetti di osservarlo e di farlo osservare come
regolamento della
Regione
dell’Umbria.
Dato
a Perugia, addì 28 settembre 2001
LORENZETTI
NOTE
-
Regolamento regionale adottato dalla Giunta regionale, ai sensi dell’art.121,
quarto comma
della
Costituzione, così come modificato dall’art.1 della Legge Costituzionale 22
novembre
1999,
n. 1, su proposta della Presidente Lorenzetti nella seduta del 1° agosto 2001,
deliberazione
n. 907.
-
Regolamento divenuto esecutivo con decisione della Commissione di Controllo
sugli atti
della
Regione n.5 del 10 settembre 2001, prot. n. 010698, che, qui di seguito, si
riporta:
«VISTA
la delibera n.907 in data 1.8.2001 della Giunta Regionale concernente:
"Modificazioni
del Regolamento Regionale 26 giugno 1989, n. 21. Ordinamento degli archivi
della
Giunta Regionale";
VISTO
il D.P.R. 28/12/2000 n. 445, con cui è stato adottato il T.U. delle
disposizioni
legislative
e regolamentari in materia di documentazione amministrativa;
VISTO
l’art. 53, comma 5 del predetto D.P.R. 445/2000 che dispone: “Sono oggetto di
registrazione
obbligatoria i documenti ricevuti e spediti dall’amministrazione e tutti i
documenti
informatici.
Ne sono esclusi le gazzette ufficiali, i bollettini ufficiali e i notiziari
della pubblica
amministrazione,
le note di ricezione delle circolari e altre disposizioni, i materiali
statistici, gli
atti
preparatori interni, i giornali, le riviste, i libri, i materiali pubblicitari,
gli inviti a manifestazioni
e
tutti i documenti già soggetti a registrazione particolare
dell’amministrazione”;
VISTO
l’art. 15 della legge 31.12.1996, n. 675, il D.P.R. 28.7.1999, n. 318 e l’art.
1 della
legge
3.11.2000, n. 325 che dettano norme per l’individuazione delle misure minime di
sicurezza
per il trattamento dei dati personali;
CONSIDERATO
che la Delibera 907/2001, nel disporre la sostituzione degli artt. 10, 11 e
l’abrogazione
dell’art. 12 del regolamento regionale 26.6.1989, n. 21, non fa alcun
riferimento
alle
linee guida adottate dall’amministrazione per garantire la sicurezza dei dati;
CONSIDERATO
che il nuovo testo dell’art. 10 del regolamento 21/1989, nel disciplinare le
procedure
connesse al trattamento della corrispondenza in arrivo, al comma 3 recita “Gli
addetti
all’archivio effettuano l’apertura della corrispondenza, ad eccezione di quella
di cui al
comma
2”.
Tale
corrispondenza, non venendo disciplinata in altro modo, appare esclusa dalla
procedura
di
smistamento e protocollo;
VISTA
la nota aggiuntiva alla delibera 907/2001, inviata in data 10.9.2001, prot. n.
12696
dal
Segretario Generale della Regione Umbria, con cui vengono forniti elementi
utili
all’interpretazione
della modifica regolamentare;
La
Commissione di Controllo
Non
riscontra vizi di legittimità
con
invito a riformulare l’atto, tenendo conto delle considerazioni esposte in
premessa».
-
La Giunta regionale nella seduta del 19 settembre 2001, con deliberazione n.
1136,
tenendo
conto delle considerazioni esposte dalla Commissione di controllo, ha apportato
al
regolamento
le conseguenti modifiche.
AVVERTENZA
– Il testo del regolamento viene pubblicato con l’aggiunta delle note redatte
dalla
Segreteria generale della Presidenza della Giunta (Servizio Segreteria della
Giunta
regionale
– Sezione Promulgazione leggi ed emanazione regolamenti e decreti), ai sensi
dell’art.
9, commi 1, 3 e 4 della legge regionale 20 dicembre 2000, n.39, al solo scopo
di
facilitare
la lettura delle disposizioni regolamentari modificate o alle quali è operato
il rinvio.
Restano
invariati il valore e l’efficacia degli atti normativi qui trascritti.
NOTE
(AL TESTO DEL REGOLAMENTO):
Nota
al titolo del regolamento:
- Il regolamento regionale 26 giugno 1989, n.
21 recante “Ordinamento degli archivi della
Giunta
regionale”, è pubblicato nel S.O. al B.U.R. n.27 del 5 luglio 1989.