Regolamento regionale degli archivi della Giunta
regionale.
Pubblicato nel B. U. UMBRIA 16
ottobre 2002, n. 45 – S.O. n. 1
Regolamento
modificato con Reg. Reg. 30 maggio
2003, n. 7.
TITOLO
I
AMBITO
DI APPLICAZIONE E DEFINIZIONI
Art.
1.
(Ambito
di applicazione)
1.
Il presente regolamento, adottato ai sensi degli articoli 3 e 5 del decreto del
Presidente
del Consiglio dei Ministri 31 ottobre 2000, recante le regole tecniche per il
protocollo
informatico, disciplina le attività di formazione, registrazione,
classificazione,
fascicolazione ed archiviazione dei documenti, ai sensi del decreto del
Presidente
della Repubblica 28 dicembre 2000 n. 445, oltre che la gestione dei flussi
documentali
e dei procedimenti amministrativi inerenti il complesso degli organi e delle
strutture
facenti capo alla Presidenza e alla Giunta regionale.
2.
L’Allegato A al presente regolamento contiene l’elenco degli atti la cui
approvazione
è
necessaria per lo svolgimento delle attività di cui al comma 1.
3.
L’atto n. 1 di cui all’Allegato A è adottato con delibera della Giunta
regionale; gli
altri
atti sono adottati con determinazione del Dirigente del Servizio di cui
all'articolo 4.
Art.
2.
(Definizioni)
1.
Ai fini del presente regolamento si intende:
a)
per Amministrazione il complesso degli organi e delle strutture facenti capo
alla
Presidenza
e alla Giunta regionale dell’Umbria;
b)
per testo unico il D.P.R. 445/2000, recante il testo unico delle disposizioni
legislative
e
regolamentari in materia di documentazione amministrativa;
c)
per area organizzativa omogenea un insieme di funzioni e di strutture,
individuate
dall’Amministrazione,
che opera su tematiche omogenee e che presenta esigenze di
gestione
della documentazione in modo unitario e coordinato;
d)
per ufficio utente una struttura dell’area organizzativa omogenea che utilizza
i servizi
messi
a disposizione dal sistema di gestione informatica dei documenti;
e)
per documento amministrativo ogni rappresentazione, comunque formata, del
contenuto
di atti, anche interni, delle pubbliche amministrazioni o, comunque, utilizzati
ai
fini dell’attività amministrativa;
f)
per documento informatico la rappresentazione informatica di atti, fatti o dati
giuridicamente
rilevanti;
g)
per firma digitale il risultato della procedura informatica (validazione)
basata su un
sistema
di chiavi asimmetriche a coppia, una pubblica e una privata, che consente al
sottoscrittore
tramite la chiave privata e al destinatario tramite la chiave pubblica,
rispettivamente,
di rendere manifesta e di verificare la provenienza e l’integrità di un
documento
informatico o di un insieme di documenti informatici;
h)
per impronta del documento informatico una sequenza di simboli binari di
lunghezza
predefinita,
generata mediante l’applicazione al documento di una funzione matematica
di
HASH che assicura l’univocità del risultato;
i)
per gestione dei documenti l’insieme delle attività finalizzate alla
formazione,
ricezione,
registrazione di protocollo e alla classificazione, organizzazione,
assegnazione
e reperimento dei documenti amministrativi formati o acquisiti
dall’Amministrazione,
nell’ambito del sistema di classificazione d’archivio adottato;
j)
per sistema di gestione informatica dei documenti l’insieme delle risorse di
calcolo,
degli
apparati, delle reti di comunicazione e delle procedure informatiche utilizzati
dall’Amministrazione
per la gestione dei documenti;
k)
per segnatura di protocollo l’apposizione o l’associazione, all’originale del
documento,
in forma permanente e non modificabile, delle informazioni che consentono
di
identificare/individuare in modo inequivocabile il documento stesso;
l)
per archivio corrente la parte di documentazione relativa agli affari ed ai
procedimenti
in corso di istruttoria e di trattazione, o comunque verso i quali sussiste un
interesse
corrente;
m)
per archivio di deposito la parte di documentazione relativa ad affari
esauriti, non
più
occorrenti quindi alla trattazione degli affari in corso, ma non ancora destinata
istituzionalmente
alla conservazione permanente e alla consultazione da parte del
pubblico;
n)
per archivio storico il complesso di documenti relativi ad affari esauriti e
destinati,
previe
operazioni di scarto, alla conservazione permanente per garantirne in forma
adeguata
la consultazione al pubblico;
o)
per titolario di classificazione un sistema precostituito di partizioni
astratte
gerarchicamente
ordinate, individuato sulla base dell’analisi delle competenze
dell’Amministrazione,
al quale deve ricondursi la molteplicità dei documenti prodotti,
per
consentirne la sedimentazione secondo un ordine logico che rispecchi
storicamente
lo
sviluppo dell’attività svolta;
p)
per piano di conservazione di un archivio il piano, integrato con il titolario
di
classificazione,
contenente i criteri di organizzazione dell’archivio, di selezione
periodica
e conservazione permanente dei documenti, nel rispetto delle vigenti
disposizioni
in materia di tutela dei beni culturali;
q)
per fascicolo l’unità di base indivisibile di un archivio che raccoglie i
documenti
relativi
ad un procedimento amministrativo o ad un affare;
r)
per supporto di memorizzazione il mezzo fisico atto a registrare
permanentemente
informazioni
rappresentate in modo digitale, su cui l’operazione di scrittura comporti
una
modifica permanente ed irreversibile delle caratteristiche del supporto stesso;
s)
per archiviazione ottica l’operazione che genera, su di un supporto di
memorizzazione,
una registrazione contenente la versione iniziale di una istanza di un
documento
informatico;
t)
per Servizio la struttura regionale di cui all'articolo 4, competente ai sensi
del D.P.R.
445/00
per la tenuta del protocollo informatico, della gestione dei flussi documentali
e
degli
archivi;
u)
per responsabili del procedimento di registrazione e protocollo a livello
decentrato i
responsabili
delle sedi decentrate di archivio, che concorrono alla gestione unitaria del
sistema;
v)
per Regolamento regionale l’insieme delle norme che disciplinano l’attività
degli
archivi
della Giunta regionale.
TITOLO
II
DISPOSIZIONI
GENERALI
Art.
3.
(Area
organizzativa omogenea)
1.
Per la gestione dei documenti dell'Amministrazione è istituita un’unica area
organizzativa
omogenea come definita nell’atto n. 1 dell’Allegato A con decentramento
della
funzione di protocollo generale fino al livello desiderato, con numerazione
unica e
progressiva
dei documenti.
2.
Nell'atto n.1 dell'Allegato A vengono riportati il codice identificativo
dell’area
organizzativa
omogenea e l’insieme degli uffici utenti che la compongono con la loro
articolazione
gerarchica; sono indicati, oltre al responsabile del Servizio per la tenuta
del
protocollo informatico di cui all’articolo 4, i responsabili del procedimento
di
registrazione
e protocollo a livello decentrato.
Art.
4.
(Servizio
per la tenuta del protocollo informatico, la gestione dei flussi documentali e
degli
archivi)
1.
I compiti del Servizio per la tenuta del protocollo. informatico, della
gestione dei
flussi
documentali e degli archivi previsto dall’articolo 61, comma 1 del testo unico
sono
svolti dal Servizio Segreteria della Giunta regionale.
2.
Spetta al Servizio il coordinamento e la vigilanza del sistema generale degli
archivi e
la
gestione diretta dell’archivio centrale e di quello di deposito. Nell’ambito di
dette
attività,
ferma restando l’autonomia e la responsabilità degli archivi decentrati con
riferimento
alle singole operazioni di competenza, il Servizio cura i seguenti
adempimenti:
a)
attribuisce il livello di autorizzazione per l’accesso alle funzioni del
sistema di
protocollo
informatico, distinguendo tra abilitazioni alla consultazione e abilitazioni
all'inserimento
e alla modifica delle informazioni;
b)
detta le direttive affinché le operazioni di registrazione e di segnatura di
protocollo si
svolgano
nel rispetto della normativa vigente;
c)
garantisce la corretta produzione e la conservazione del registro giornaliero
di
protocollo;
d)
detta le direttive affinché le copie dei dati di protocollo e dei documenti
archiviati su
supporto
informatico, siano conservati in luoghi sicuri e differenti;
e)
garantisce con il concorso dei responsabili del procedimento di registrazione e
protocollo
a livello decentrato il buon funzionamento dell'organizzazione delle attività
di
registrazione di protocollo, di gestione dei documenti e dei flussi
documentali,
incluse
le funzionalità di accesso di cui agli articoli 59 e 60 del testo unico e le
attività
di
gestione dell’archivio di cui agli articoli 67, 68 e 69 dello stesso testo
unico;
f)
fornisce disposizioni per le autorizzazioni di annullamento delle registrazioni
di
protocollo;
g)
vigila sull’osservanza delle disposizioni del presente regolamento da parte del
personale
autorizzato e degli incaricati;
h)
cura i rapporti con la Soprintendenza archivistica e con l’Archivio di Stato.
3.
Nell’esercizio delle attività di cui al comma 2 il Responsabile del Servizio
segnala ai
Direttori
regionali rispettivamente competenti la eventuale inosservanza delle norme del
presente
regolamento da parte delle sedi di archivio decentrate. I Direttori regionali
diffidano
i responsabili del procedimento di registrazione e protocollo a livello
decentrato
a rimuovere le irregolarità riscontrate, attivando, ove necessario, le
procedure
di
controllo sostitutivo, ferma restando la possibilità di adozione di misure
disciplinari.
4.
Per gli adempimenti inerenti gli aspetti tecnico informatici il Servizio di cui
al
comma
1 si avvale del supporto del Servizio sistema informativo e statistico della
Giunta
regionale.
Art.
5.
(Unicità
del protocollo informatico)
1.
La numerazione delle registrazioni di protocollo è unica e progressiva. Essa si
chiude
il
31 dicembre di ogni anno e ricomincia dal numero 1 all’inizio dell’anno
successivo.
2.
Il numero di protocollo è costituito da almeno sette cifre numeriche, ai sensi
dell’articolo
57 del testo unico.
3.
Non è consentita l’identificazione dei documenti mediante l’assegnazione
manuale di
numeri
di protocollo che il sistema informatico ha già attribuito ad altri documenti,
anche
se questi documenti sono strettamente correlati tra loro.
Art.
6.
(Modello
organizzativo adottato per la gestione dei documenti)
1.
Per la gestione dei documenti è adottato un modello organizzativo che prevede
la
partecipazione
attiva di più soggetti e strutture, ognuna delle quali abilitata a svolgere
soltanto
le operazioni di propria competenza.
2.
Le abilitazioni all'utilizzo delle funzionalità del sistema di gestione informatica
dei
documenti,
ovvero l’identificazione delle strutture e del personale abilitati allo
svolgimento
delle operazioni di registrazione di protocollo, organizzazione ed
archiviazione
dei documenti, sono riportate nell’elenco dei soggetti abilitati all’utilizzo
delle
funzionalità del sistema di gestione informatica dei documenti così come
disciplinato
con l'atto n. 2 dell'Allegato. A.
TITOLO
III
PRODUZIONE
DEI DOCUMENTI
Art.
7.
(Regole
generali e contenuti minimi)
1.
I documenti dell’Amministrazione sono di norma prodotti con sistemi
informatici, ai
sensi
dell’articolo 3 del decreto legislativo 12 febbraio 1993, n. 39 e successive
integrazioni
e modificazioni.
2.
I contenuti e la struttura dei documenti informatici sono definiti con
determinazione
dirigenziale,
ai sensi dell’articolo 4, comma 2, del decreto legislativo 30 marzo 2001, n.
165
e ai sensi dell’articolo. 3, comma 4 della deliberazione della Autorità per
l'informatica
nella pubblica Amministrazione (di seguito AIPA) 51/2000, recante le
regole
tecniche in materia di formazione e conservazione dei documenti informatici
delle
pubbliche amministrazioni.
Art.
8.
(Formazione
dei documenti informatici)
1.
La sottoscrizione dei documenti informatici, quando prescritta, è ottenuta con
un
processo
di firma digitale conforme alle disposizioni contenute nel testo unico e nel
decreto
del Presidente del Consiglio dei Ministri 8 febbraio 1999.
2.
I documenti informatici prodotti dall’Amministrazione, indipendentemente dal
software
utilizzato per la loro redazione, prima della sottoscrizione con firma
digitale,
sono
convertiti in uno dei formati standard previsti dalla normativa vigente in
materia di
archiviazione.
3.
Per la formazione dei documenti informatici per i quali non è prescritta la
sottoscrizione,
fermo restando l’impiego dei formati standard validi per l’archiviazione,
si
utilizzano i servizi di riconoscimento, autenticazione e crittografia
disponibili sulla
rete
dell’Amministrazione.
TITOLO
IV
RICEZIONE
DEI DOCUMENTI
Art.
9.
(Ricezione
dei documenti su supporto cartaceo)
1.
I documenti su supporto cartaceo possono pervenire all’Amministrazione
attraverso:
a)
il servizio postale;
b)
la consegna diretta alle strutture regionali;
c)
gli apparecchi telefax.
2.
I documenti che transitano attraverso il Servizio postale devono essere
consegnati
all’archivio
della sede competete alla trattazione.
3.
I documenti consegnati a mano alle strutture se sono soggetti a registrazione
di
protocollo,
sono fatti pervenire, a cura del personale che li riceve e nell’arco della
stessa
giornata,
all’archivio competente alla registrazione di protocollo.
4.
I documenti ricevuti con apparecchi telefax, se sono soggetti a registrazione
di
protocollo,
in assenza di un sistema informatico che ne consenta l’acquisizione in
formato
elettronico (fax management system), sono trattati come quelli consegnati
direttamente
alle strutture. Con la disponibilità di un fax management system, invece, si
applicano
le procedure previste per la ricezione dei documenti informatici.
Art.
10.
(Ricezione
dei documenti informatici)
1.
La ricezione dei documenti informatici è assicurata tramite una casella di
posta
elettronica
certificata riservata a questa funzione.
2.
L’indirizzo della casella di posta elettronica certificata è riportato nell’atto
n. 1
dell’Allegato
A.
3.
Il Responsabile del Servizio provvede a pubblicizzare l’indirizzo di posta
elettronica
certificata
con ogni mezzo di comunicazione e a trasmetterlo agli organi competenti.
4.
I documenti informatici che pervengono direttamente agli uffici utenti sono da
questi
valutati,
ai sensi dell’articolo 15, comma 7 del D.P.C.M. 31 ottobre 2000 e, se soggetti
a
registrazione
di protocollo o ad altra forma di registrazione, immediatamente inoltrati
all’indirizzo
elettronico certificato dell’area organizzativa omogenea.
5.
L’operazione di ricezione dei documenti informatici avviene con modalità
conformi
alle
disposizioni contenute nella circolare AIPA 7 maggio 2001, n. 28, recante
standard,
modalità
di trasmissione, formato e definizioni dei tipi di informazioni minime ed
accessorie
comunemente scambiate tra le pubbliche amministrazioni e associate ai
documenti
protocollati. Essa comprende anche i processi di verifica dell’autenticità,
della
provenienza e dell’integrità dei documenti stessi.
Art.
11.
(Rilascio
di ricevute attestanti la ricezione di documenti su supporto cartaceo)
1.
Qualora un documento cartaceo sia consegnato personalmente dal mittente o da
altra
persona
incaricata e venga richiesto il rilascio di una ricevuta attestante l’avvenuta
consegna,
l’archivio che lo riceve è autorizzato a fotocopiare il documento e ad apporre
sulla
copia il timbro dell’Amministrazione con la data e l’ora d’arrivo e la sigla
dell’operatore.
In alternativa, l’archivio che riceve il documento esegue la registrazione
di
protocollo in arrivo e rilascia la fotocopia del documento con gli estremi
della
segnatura.
Art.
12.
(Rilascio
di ricevute attestanti la ricezione di documenti informatici)
1.
Nel caso di ricezione di documenti informatici per via telematica, la notifica
al
mittente
dell’avvenuto recapito è assicurata dal servizio di posta elettronica
utilizzato
dall’Amministrazione.
2.
Il sistema di gestione informatica dei documenti, in conformità alle
disposizioni
contenute
nella circolare AIPA 28/2001, provvede alla formazione e all’invio ai mittenti
dei
seguenti messaggi:
a)
messaggio di aggiornamento di conferma un messaggio che contiene una
comunicazione
di aggiornamento riguardante un documento protocollato ricevuto in
precedenza;
b)
messaggio di annullamento di protocollazione un messaggio che contiene una
comunicazione
di annullamento di una protocollazione in ingresso di un documento
ricevuto
in precedenza;
c)
messaggio di conferma di ricezione un messaggio che contiene la conferma
dell’avvenuta
protocollazione in ingresso di un documento ricevuto. Si differenzia da
altre
forme di ricevute di recapito generate dal servizio di posta elettronica
dell’Amministrazione
in quanto segnala l’avvenuta protocollazione del documento, e
quindi
l’effettiva presa in carico;
d)
messaggio di notifica di eccezione un messaggio che notifica la rilevazione di
una
anomalia
in un messaggio ricevuto.
TITOLO
V
REGISTRAZIONE
DEI DOCUMENTI
Art.
13.
(Documenti
soggetti a registrazione di protocollo)
1.
I documenti ricevuti, quelli spediti e quelli prodotti dall’Amministrazione, ad
eccezione
di quelli indicati all’articolo 14 indipendentemente dal supporto sul quale
sono
formati, sono soggetti a registrazione obbligatoria di protocollo.
Art.
14.
(Documenti
non soggetti a registrazione di protocollo)
1.
Sono esclusi dalla registrazione di protocollo le gazzette ufficiali, i
bollettini ufficiali
e
notiziari della pubblica amministrazione, le note di ricezione delle circolari
e altre
disposizioni,
i materiali statistici, gli atti preparatori interni, i giornali, le riviste, i
libri, i
materiali
pubblicitari, gli inviti a manifestazioni, la corrispondenza interna che non
ha,
in
modo diretto o indiretto, contenuto probatorio o comunque rilevanza amministrativa.
2.
Sono esclusi dalla registrazione di protocollo i documenti già soggetti a
registrazione
particolare
dell’Amministrazione, per i quali si applicano le modalità di trattamento
riportate
nell'atto n. 3 dell'Allegato A.
Art.
15.
(Registrazione
di protocollo dei documenti su supporto cartaceo)
1.
Per ogni documento su supporto cartaceo, ricevuto o spedito
dall’Amministrazione, è
effettuata
una registrazione di protocollo.
2.
La registrazione è eseguita in un’unica operazione, senza possibilità per
l’operatore
di
inserire le informazioni in più fasi successive, ai sensi dell’articolo 53,
comma 3 del
testo
unico.
3.
Ciascuna registrazione di protocollo contiene dati obbligatori e dati
accessori.
4.
I dati obbligatori sono:
a)
numero di protocollo generato automaticamente dal sistema e registrato in forma
non
modificabile;
b)
data di registrazione di protocollo assegnata automaticamente dal sistema e
registrata
in
forma non modificabile;
c)
mittente per i documenti ricevuti o, in alternativa, destinatario o destinatari
per i
documenti
spediti, registrati in forma non modificabile;
d)
oggetto del documento registrato in forma non modificabile;
e)
data e numero di protocollo del documento ricevuto, se disponibili.
5.
Sono accessori gli elementi che assicurano una migliore utilizzazione dei
documenti
sotto
il profilo giuridico, gestionale ed archivistico. Essi sono:
a)
data di arrivo;
b)
luogo di provenienza o di destinazione del documento;
c)
numero degli allegati;
d)
descrizione sintetica degli allegati;
e)
estremi del provvedimento di differimento dei termini di registrazione;
f)
mezzo di ricezione o, in alternativa, mezzo di spedizione;
g)
ufficio utente di competenza;
h)
copie per conoscenza;
i)
tipo di documento.
Art.
16.
(Registrazione
di protocollo dei documenti informatici)
1.
La registrazione di protocollo di un documento informatico è eseguita dopo che
l’operatore
addetto ne ha verificato l’autenticità, la provenienza e l’integrità. Nel caso
di
documenti
informatici in partenza, questa verifica è estesa alla validità amministrativa
della
firma.
2.
Per i documenti informatici è prevista la registrazione delle stesse
informazioni
indicate
per quelli su supporto cartaceo, con l’aggiunta, tra i dati obbligatori,
dell’impronta
del documento informatico, generata impiegando la funzione di hash
SHA-1
e registrata in forma non modificabile .
3.
La registrazione di protocollo dei documenti informatici ricevuti per posta
elettronica
è
effettuata in modo da far corrispondere ad ogni messaggio una registrazione, la
quale
si
può riferire sia al corpo del messaggio e sia ad uno o più file ad esso
allegati.
4.
Il calcolo dell’impronta previsto nell’operazione di registrazione di
protocollo è
effettuato
per tutti i file allegati al messaggio di posta elettronica ricevuto.
Art.
17.
(Segnatura
di protocollo)
1.
L’operazione di segnatura di protocollo è effettuata contemporaneamente
all’operazione
di registrazione di protocollo.
Art.
18.
(Segnatura
di protocollo dei documenti su supporto cartaceo)
1.
La segnatura di protocollo di un documento cartaceo è realizzata attraverso
l’apposizione
su di esso di un timbro di protocollo sul quale sono riportate le seguenti
informazioni:
a)
denominazione dell’Amministrazione;
b)
codice identificativo dell’Amministrazione;
c)
codice identificativo dell’area organizzativa omogenea;
d)
data e numero di protocollo del documento;
e)
indice di classificazione.
Art.
19.
(Segnatura
di protocollo dei documenti informatici)
1.
I dati della segnatura di protocollo di un documento informatico sono
contenuti,
un’unica
volta, nell’ambito dello stesso messaggio, in un file conforme alle specifiche
dell’Extensible
Markup Language (XML) e compatibile con il Document Type
Definition
(DTD) reso disponibile dall’AIPA.
2.
Le informazioni minime incluse nella segnatura sono quelle elencate negli
articoli 9 e
19
del D.P.C.M. 31 ottobre 2000, e precisamente:
a)
codice identificativo dell’Amministrazione;
b)
codice identificativo dell’area organizzativa omogenea ;
c)
data di protocollo;
d)
numero di protocollo;
e)
indice di classificazione;
f)
oggetto del documento;
g)
mittente;
h)
destinatario o destinatari.
3.
Nel caso di documenti informatici in partenza, si possono specificare
opzionalmente
anche
le seguenti informazioni:
a)
persona o ufficio destinatario;
b)
identificazione degli allegati;
c)
informazioni sul procedimento e sul trattamento.
4.
La struttura ed i contenuti del file di segnatura di protocollo di un documento
informatico
sono conformi alle disposizioni tecniche di cui alla circolare AIPA 28/2001.
Art.
20.
(Annullamento
delle registrazioni di protocollo)
1.
Le registrazioni di protocollo possono essere annullate dal Responsabile del
procedimento
di registrazione e protocollo a livello decentrato.
2.
Le registrazioni annullate rimangono memorizzate nella base di dati e sono
evidenziate
dal sistema con un simbolo o una dicitura.
3.
L’operazione di modifica o di annullamento di una registrazione di protocollo è
eseguita
con le modalità di cui all’articolo 8 del D.P.C.M. 31 ottobre 2000, e
precisamente:
a)
fra le informazioni generate o assegnate automaticamente dal sistema e
registrate in
forma
non modificabile, l’annullamento anche di una sola di esse determina
l’automatico
e contestuale annullamento dell’intera registrazione di protocollo;
b)
per le informazioni non ricomprese nella lettera a) registrate in forma non
modificabile,
l’annullamento anche di un solo campo, che si rendesse necessario per
correggere
errori intercorsi in sede di immissione di dati, deve comportare la
rinnovazione
del campo stesso con i dati corretti e la contestuale memorizzazione, in
modo
permanente, del valore precedentemente attribuito unitamente alla data, l’ora e
all’autore
della modifica; così analogamente per lo stesso campo, od ogni altro, che
dovesse
poi risultare errato.
4.
Le informazioni originarie, successivamente annullate, vengono memorizzate
secondo
le modalità specificate nell’articolo 54 del testo unico.
Art.
21.
(Registro
giornaliero informatico di protocollo)
1.
Al termine della giornata lavorativa l’archivio generale della Presidenza della
Giunta
regionale,
al fine di garantire la non modificabilità delle operazioni di registrazione,
svolge
le seguenti operazioni:
a)
stampa il contenuto del registro giornaliero informatico di protocollo su
supporto
cartaceo.
Il registro cartaceo viene conservato a cura del Responsabile del Servizio, o
persona
da questi delegata, in luogo diverso dal posto di registrazione;
b)
riversa, il contenuto del registro giornaliero informatico di protocollo, su
supporti di
memorizzazione
non riscrivibili. I supporti vengono conservati a cura del Responsabile
del
Servizio, o persona da questi delegata, in luogo diverso dal posto di registrazione.
Art.
22.
(Registro
di emergenza)
1.
Il Responsabile del Servizio autorizza lo svolgimento, anche manuale, delle
operazioni
di registrazione di protocollo su registri di emergenza ogni qualvolta per
cause
tecniche non sia possibile utilizzare il sistema.
2.
L’elenco delle unità di personale abilitate alla registrazione dei documenti su
registri
di
emergenza è riportato nell’atto n. 2 dell’Allegato A.
3.
In condizioni di emergenza si applicano le modalità di registrazione e di
recupero dei
dati
descritte nell’articolo 63 del testo unico.
4.
Nel registro di emergenza sono riportate la causa, la data e l'ora di inizio
dell'interruzione
nonché la data e l'ora del ripristino della funzionalità del sistema.
5.
Qualora l’impossibilità di utilizzare la procedura informatica si prolunghi
oltre
ventiquattro
ore, per cause di eccezionale gravità, il Responsabile del Servizio può
autorizzare
l’uso del registro di emergenza per periodi successivi di non più di una
settimana.
Sul registro di emergenza vanno riportati gli estremi del provvedimento di
autorizzazione.
6.
Per ogni giornata di registrazione di emergenza è riportato sul registro di
emergenza
il
numero totale di operazioni registrate.
7.
La sequenza numerica utilizzata su un registro di emergenza, anche a seguito di
successive
interruzioni, deve comunque garantire l’identificazione univoca dei
documenti
registrati nell’ambito del sistema documentario dell’area organizzativa
omogenea.
8.
Le informazioni relative ai documenti protocollati in emergenza sono inserite
nel
sistema
informatico, utilizzando un'apposita funzione di recupero dei dati, senza
ritardo
al
ripristino delle funzionalità del sistema. Durante la fase di ripristino, a
ciascun
documento
registrato in emergenza viene attribuito un numero di protocollo del sistema
informatico
ordinario, che provvede a mantenere stabilmente la correlazione con il
numero
utilizzato in emergenza.
Art.
23.
(Differimento
dei termini di registrazione)
1.
Le registrazioni di protocollo dei documenti ricevuti sono effettuate in
giornata e
comunque
non oltre le quarantotto ore dal ricevimento degli atti.
2.
Eccezionalmente, il Dirigente del Servizio o il Responsabile del procedimento
di
registrazione
e protocollo a livello decentrato possono, secondo le rispettive
competenze,
differire con apposito provvedimento la registrazione di protocollo dei
documenti
ricevuti, fissando comunque un limite di tempo e conferendo valore, nel caso
di
scadenze predeterminate, al timbro datario d’arrivo.
Art.
24.
(Documenti
inerenti gare d’appalto)
1.
La corrispondenza riportante l’indicazione “offerta” - “gara d’appalto” o
simili, non
viene
aperta, ma viene protocollata in arrivo con l’apposizione del numero di
protocollo
e
della data di registrazione direttamente sulla busta, plico o simili, e inviata
all’ufficio
utente
interessato.
2.
Dopo l’apertura delle buste l’ufficio utente che gestisce la gara d’appalto
riporta gli
estremi
di protocollo su tutti i documenti in esse contenuti.
Art
.25.
(Corrispondenza
personale o riservata)
1.
La corrispondenza nominativamente intestata, ad eccezione di quella indirizzata
al
Presidente
della Giunta regionale ed agli Assessori, è regolarmente aperta dagli archivi
di
competenza.
2.
La corrispondenza con la dicitura “riservata” o “personale” non è aperta e
viene
consegnata
in busta chiusa al destinatario, il quale, dopo averne presa visione, se valuta
che
i documenti ricevuti non sono personali, è tenuto a trasmetterli all’archivio
competente.
Art.
26.
(Documenti
ricevuti prima via fax e poi in originale su supporto cartaceo)
1.
I documenti ricevuti via fax sono registrati al protocollo. Qualora pervengano
all’Amministrazione
per posta gli stessi documenti in originale, ad essi sono attribuiti lo
stesso
numero e la stessa data di protocollo assegnati ai relativi fax.
Art.
27.
(Modalità
di trattamento di determinate tipologie di documenti)
1.
Le modalità di trattamento delle deliberazioni di Giunta, delle determinazioni
dirigenziali,
delle leggi, dei regolamenti, dei decreti, delle ordinanze, dei contratti, di
documenti
anonimi, di documenti non firmati, di fatture senza lettera di trasmissione, di
documenti
di competenza di altre Amministrazioni e di altri documenti sono descritte
nell'atto
n. 7 dell'Allegato A.
TITOLO
VI
CLASSIFICAZIONE
DEI DOCUMENTI
Art.
28.
(Piano
di conservazione dell’archivio)
1.
Il piano di conservazione dell’archivio, comprendente il titolario di
classificazione ed
il
massimario di selezione è adottato, sentite le Direzioni regionali, con l'atto
n. 4
dell'Allegato
A. Osservando quanto disposto dalla normativa vigente in materia di
formazione
e conservazione degli archivi degli enti pubblici.
2.
Il piano è aggiornato e modificato con determinazione dirigenziale.
3.
Dopo ogni modifica del titolario di classificazione, il Responsabile del
Servizio
provvede
ad informare tutti i soggetti abilitati all’operazione di classificazione dei
documenti
e a dare loro le istruzioni per il corretto utilizzo delle nuove classifiche.
Art.
29.
(Classificazione
dei documenti)
1.
La classificazione è l’operazione finalizzata alla organizzazione dei
documenti,
secondo
un ordinamento logico, in relazione alle competenze, alle funzioni e alle
attività
dell’Amministrazione.
Essa è eseguita a partire dal titolario di classificazione facente
parte
del piano di conservazione dell’archivio.
2.
Tutti i documenti registrati nel sistema di protocollo informatico,
indipendentemente
dal
supporto sul quale sono formati, devono essere classificati.
TITOLO
VII
ASSEGNAZIONE,
RECAPITO E PRESA IN CARICO DEI DOCUMENTI
Art.
30.
(Assegnazione
dei documenti)
1.
Per assegnazione di un documento si intende l’operazione di individuazione
della
struttura
cui compete la trattazione del relativo affare o procedimento amministrativo.
2.
Il processo di assegnazione dei documenti può coinvolgere più unità di
smistamento,
una
di seguito all’altra, fino ad arrivare alla struttura competente.
3.
Nell’atto n. 2 dell'Allegato A sono indicate le unità di personale abilitate
all’operazione
di assegnazione dei documenti.
Art
.31.
(Recapito
e presa in carico dei documenti ricevuti su supporto cartaceo)
1.
I documenti ricevuti dall’Amministrazione su supporto cartaceo, anche se
acquisiti
in
formato immagine con l’ausilio di scanner, al termine delle operazioni di
registrazione,
segnatura di protocollo ed assegnazione, sono fatti pervenire in originale
alle
strutture competenti.
2.
Le strutture al momento della ricezione dei documenti cartacei, con una
funzione del
sistema
informatico, eseguono l’operazione di “presa in carico”.
Art.
32.
(Recapito
e presa in carico dei documenti ricevuti su supporto informatico)
1.
I documenti ricevuti dall’Amministrazione per via telematica, o comunque su
supporto
informatico, sono trasmessi alle strutture attraverso la rete interna
dell’Amministrazione,
al termine delle operazioni di registrazione, segnatura di
protocollo,
memorizzazione su supporti informatici in modo non modificabile, e di
assegnazione.
2.
La “presa in carico” dei documenti informatici viene registrata dal sistema in
modo
automatico
e la data di ingresso dei documenti nelle strutture di competenza coincide
con
la data di assegnazione degli stessi.
Art.
33.
(Modifica
delle assegnazioni)
1.
Nel caso di un’assegnazione errata, la struttura che riceve il documento lo
rinvia
all’archivio
competente che provvede a modificare i dati nel sistema informatico e a
trasmettere
l’atto all’ufficio utente di competenza.
2.
Il sistema di gestione informatica dei documenti tiene traccia di tutti questi
passaggi,
memorizzando,
per ciascuno di essi, l’identificativo di chi effettua l’operazione con la
data
e l’ora di esecuzione.
TITOLO
VIII
SCANSIONE
DEI DOCUMENTI
Art.
34.
(Documenti
soggetti a scansione ed uffici abilitati)
1.
I documenti ricevuti su supporto cartaceo, dopo le operazioni di registrazione
e
segnatura
di protocollo, possono essere acquisiti in formato immagine mediante il
processo
di scansione.
Art.
35.
(Modalità
di svolgimento del processo di scansione)
1.
Il processo di scansione si articola nelle seguenti fasi:
a)
acquisizione delle immagini in modo tale che ad ogni documento, anche composto
da
più pagine, corrisponda un unico file in un formato standard abilitato alla
conservazione;
b)
verifica della leggibilità, accessibilità e qualità delle immagini acquisite;
c)
collegamento delle immagini alle rispettive registrazioni di protocollo, in
modo non
modificabile;
d)
memorizzazione delle immagini su supporti informatici, in modo non modificabile.
TITOLO
IX
FASCICOLAZIONE
DEI DOCUMENTI
Art.
36.
(Formazione
ed identificazione dei fascicoli)
1.
Tutti i documenti registrati nel sistema informatico e classificati,
indipendentemente
dal
supporto sul quale sono formati, devono essere riuniti in fascicoli.
2.
La formazione di un nuovo fascicolo avviene con l’operazione di “apertura” che
comporta,
al minimo, la registrazione delle seguenti informazioni:
a)
indice di classificazione;
b)
numero del fascicolo;
c)
oggetto del fascicolo;
d)
data di apertura.
3.
Le strutture abilitate all’operazione di fascicolazione dei documenti sono
elencate
nell’atto
n. 2 dell’Allegato A.
TITOLO
X
SPEDIZIONE
DEI DOCUMENTI
Art.
37.
(Spedizione
dei documenti su supporto cartaceo)
1.
I documenti da spedire su supporto cartaceo sono trasmessi agli uffici
abilitati
all’operazione
di spedizione dopo che sono state eseguite le operazioni di registrazione
di
protocollo, segnatura di protocollo, classificazione e fascicolazione.
2.
Nel caso di spedizioni per raccomandata con ricevuta di ritorno, posta celere,
corriere,
o altro mezzo che richieda una qualche documentazione da allegare alla busta,
la
modulistica viene compilata a cura delle strutture.
Art.
38.
(Spedizione
dei documenti informatici)
1.
Lo scambio dei documenti soggetti alla registrazione di protocollo è effettuato
mediante
messaggi conformi ai sistemi di posta elettronica compatibili con il protocollo
SMTP/MIME
definito nelle specifiche pubbliche RFC 821-822, RFC 2045-2049 e
successive
modificazioni ed integrazioni .
2.
Le modalità di composizione e scambio dei messaggi, il formato della codifica,
le
misure
di sicurezza, sono conformi alle disposizioni contenute nella circolare AIPA
28/2001.
3.
I documenti informatici sono trasmessi all’indirizzo elettronico dichiarato dai
destinatari,
ovvero abilitato alla ricezione della posta per via telematica .
4.
Per la spedizione dei documenti informatici, l’Amministrazione si avvale di un
servizio
di “posta elettronica certificata” offerto da un soggetto in grado di
assicurare la
riservatezza
e la sicurezza del canale di comunicazione; di dare certezza sulla data di
spedizione
e di consegna dei documenti, facendo ricorso al “time stamping” e
prevedendo
il rilascio di ricevute di ritorno elettroniche.
5.
L’operazione di spedizione di un documento informatico è eseguita dopo che sono
state
completate le operazioni di verifica della validità amministrativa della firma,
registrazione
di protocollo, segnatura di protocollo, classificazione e fascicolazione.
6.
Le strutture che effettuano la spedizione dei documenti informatici curano
anche
l’archiviazione
delle ricevute elettroniche di ritorno.
TITOLO
XI
LAVORAZIONE
DEI DOCUMENTI RICEVUTI, SPEDITI ED INTERNI
Art.
39.
(Fasi
di lavorazione dei documenti ricevuti)
1.
La gestione dei documenti ricevuti dall’Amministrazione si svolge secondo le
seguenti
fasi:
a)
ricezione;
b)
registrazione e segnatura di protocollo;
c)
scansione – opzionale;
d)
classificazione;
e)
assegnazione, recapito e presa in carico;
f)
fascicolazione.
Art.
40.
(Fasi
di lavorazione dei documenti spediti)
1.
La gestione dei documenti spediti dall’area organizzativa omogenea si svolge
secondo
le seguenti fasi:
a)
produzione;
b)
registrazione e segnatura di protocollo;
c)
classificazione;
d)
fascicolazione;
e)
spedizione.
Art.
41.
(Fasi
di lavorazione dei documenti interni)
1.
Le fasi della gestione dei documenti prodotti dalle strutture dell’area
organizzativa
omogenea
e ammessi alla registrazione di protocollo si svolge secondo le seguenti fasi:
a)
produzione;
b)
registrazione e segnatura di protocollo;
c)
classificazione;
d)
fascicolazione.
TITOLO
XII
GESTIONE
DEI FLUSSI DOCUMENTALI
Art.
42.
(Comunicazioni
ufficiali tra strutture dell’Amministrazione)
1.
Per comunicazione ufficiale tra strutture s’intende una comunicazione, con o
senza
documenti
allegati, di natura giuridica probatoria, o comunque di rilevanza
amministrativa.
TITOLO
XIII
GESTIONE
DEI PROCEDIMENTI AMMINISTRATIVI
Art
.43.
(Avvio
dei procedimenti amministrativi e
registrazione
dei loro stati di avanzamento)
1.
Il sistema di gestione informatica dei documenti, al minimo, deve consentire di
registrare
per ogni procedimento amministrativo avviato i seguenti dati:
a)
il responsabile del procedimento;
b)
il termine di scadenza;
c)
l’istruttore incaricato.
2.
L’aggiornamento dello stato di avanzamento dei procedimenti amministrativi è
eseguito
a cura dei rispettivi responsabili.
TITOLO
XIV
ARCHIVIAZIONE
DEI DOCUMENTI CARTACEI
Art.
44.
(Tenuta
e conservazione dei fascicoli dell’archivio corrente)
1.
Nella prima fase di implementazione del sistema di cui al comma 1,
dell'articolo 57 i
fascicoli
cartacei sono formati a cura degli archivi correnti ovvero delle strutture
titolari
del
procedimento; nella seconda fase di implementazione del sistema di gestione
documentale
in via informatica sono formati dalle strutture titolari del procedimento e
conservati
negli archivi di competenza.
Art.
45.
(Versamento
dei fascicoli nell’archivio di deposito)
1.
All’inizio di ogni anno, i servizi o uffici individuano i fascicoli relativi ad
affari o
procedimenti
conclusi, o comunque non più necessari allo svolgimento delle attività
correnti.
2.
I fascicoli di cui al comma 1 sono trasmessi dalle strutture all’archivio di
deposito
con
un’apposita funzione del sistema di protocollo informatico. Il trasferimento
deve
essere
effettuato rispettando l’organizzazione che i fascicoli e le serie hanno
nell’archivio
corrente.
Art.
46.
(Gestione
dell’archivio di deposito, selezione periodica dei documenti e formazione
dell’archivio
storico dell’Amministrazione)
1.
La gestione dell’archivio di deposito, la selezione periodica dei documenti
(scarto
archivistico),
la formazione e gestione dell’archivio storico dell’Amministrazione
avvengono
con le modalità descritte nel piano di conservazione dell’archivio riportato
nell'atto
n. 5 dell'Allegato A.
2.
Dei documenti prelevati dall’archivio di deposito deve essere tenuta traccia
sia del
movimento
effettuato sia della richiesta di prelevamento .
3.
Si applicano in ogni caso, per l’archiviazione e la custodia dei documenti
contenenti
dati
personali, le disposizioni di legge sulla tutela della riservatezza dei dati
personali .
TITOLO
XV
ARCHIVIAZIONE
DEI DOCUMENTI INFORMATICI
Art.
47.
(Memorizzazione
dei documenti informatici e delle rappresentazioni digitali dei
documenti
cartacei)
1.
I documenti informatici sono memorizzati e archiviati nel sistema, in modo non
modificabile,
al termine delle operazioni di registrazione e segnatura di protocollo.
2.
Le rappresentazioni digitali dei documenti cartacei, acquisite con l’ausilio di
scanner,
sono
memorizzate nel sistema, in modo non modificabile, dopo le operazioni di
registrazione
e segnatura di protocollo e al termine del processo di scansione.
Art.
48.
(Archiviazione
ottica)
1.
Il personale preposto alla gestione dell’archivio di deposito, a seguito del
versamento
dei
fascicoli da parte degli uffici utenti, effettua l’operazione di archiviazione
su
supporti
ottici in conformità alle disposizioni di cui all’articolo 7 della
deliberazione
AIPA
51/2000.
2.
Le informazioni relative alla gestione informatica dei documenti costituiscono
parte
integrante
del sistema di indicizzazione ed organizzazione dei documenti che sono
oggetto
delle procedure di conservazione sostitutiva.
TITOLO
XVI
ACCESSIBILITÀ
AL SISTEMA DI GESTIONE INFORMATICA DEI DOCUMENTI
Art.
49.
(Accesso
da parte delle strutture regionali)
1.
La riservatezza delle registrazioni di protocollo e dei documenti informatici è
garantita
dal sistema attraverso l’uso di profili utente e password.
2.
L’operatore che effettua la registrazione di protocollo di un documento
inserisce
preventivamente
il livello di riservatezza ritenuto necessario, se diverso da quello
standard
applicato automaticamente dal sistema.
3.
In modo analogo, l’ufficio che effettua l’operazione di apertura di un nuovo
fascicolo
ne
fissa anche il livello di riservatezza. Nella prima fase di implementazione del
sistema
prevista
dal comma 1, dell’articolo 57, il livello di riservatezza, ove diverso da
quello
standard,
viene fissato dall’archivio su richiesta delle strutture competenti alla
trattazione
del procedimento.
4.
I livelli di riservatezza gestiti dal sistema, il livello standard applicato
automaticamente
e le relative abilitazioni all’accesso alle informazioni documentali
sono
riportati nell’atto n. 6 dell’Allegato A.
Art.
50.
(Accesso
da parte di utenti esterni all’Amministrazione)
1.
L’accesso al sistema di gestione informatica dei documenti da parte di utenti
esterni
all'Amministrazione
è realizzato mediante l’impiego di sistemi di riconoscimento ed
autenticazione
basati sulla carta d’identità elettronica (C.I.E.), la carta nazionale dei
servizi
(C.S.N.) o la firma digitale.
2.
Agli utenti riconosciuti ed abilitati alla consultazione sono rese disponibili
tutte le
informazioni
necessarie e sufficienti all’esercizio del diritto di accesso ai documenti
amministrativi.
Art.
51.
(Accesso
da parte di altre pubbliche amministrazioni)
1.
L’accesso al sistema di gestione informatica dei documenti da parte di altre
pubbliche
amministrazioni,
è realizzato applicando le norme ed i criteri tecnici emanati per la
realizzazione
della rete unitaria delle pubbliche amministrazioni.
2.
In questi casi, sono rese disponibili le seguenti informazioni:
a)
il numero e la data di protocollo, ottenuti attraverso l’indicazione
alternativa o
congiunta
dell’oggetto, della data di spedizione, del mittente, del destinatario;
b)
il numero e la data di protocollo del documento ricevuto, ottenuti attraverso
il
numero
e la data di protocollo attribuiti dall’Amministrazione al documento spedito.
TITOLO
XVII
PIANO
DI SICUREZZA INFORMATICA RELATIVO ALLA GESTIONE DEI
DOCUMENTI
INFORMATICI
Art.
52.
(Piano
di sicurezza informatica relativo alla gestione dei documenti informatici)
1.
Al fine della tutela dei dati personali di cui alla legge 31 dicembre 1996 n.
675 e
successive
modificazioni ed integrazioni, il presente regolamento tiene conto del Piano
di
sicurezza informatica elaborato nel rispetto delle misure minime di sicurezza
previste
dal
regolamento di attuazione emanato con decreto del Presidente della Repubblica
318/99.
2.
Il Piano è sottoposto a verifica ed aggiornamento con cadenza biennale e deve
considerare
almeno i seguenti aspetti: analisi dei rischi, politiche di sicurezza ed
interventi
operativi.
TITOLO
XVIII
FUNZIONALITÀ
DEL SISTEMA DI GESTIONE INFORMATICA DEI
DOCUMENTI
Art.
53.
(Funzionalità
del sistema di gestione informatica dei documenti)
1.
Con apposito atto da emanarsi dal Dirigente del Servizio informativo e
statistico,
non
appena il fornitore del software ha provveduto ad indicare le specifiche
funzionalità
dello
stesso, è effettuata la descrizione funzionale e tecnica del sistema di gestione
informatica
dei documenti utilizzata dall’Amministrazione.
2.
Al minimo, sono richieste specificazioni inerenti:
a)
la generalità delle funzioni del sistema;
b)
le misure di sicurezza di cui all’articolo 7, commi 2, 3 e 4 del D.P.C.M. 31
ottobre
2000;
c)
il sistema operativo utilizzato per la gestione informatica dei documenti di
cui
all’articolo
7, commi 1 e 6 del D.P.C.M. 31 ottobre 2000;
d)
le misure tecniche atte a garantire la non modificabilità delle registrazioni
di
protocollo
e del registro giornaliero informatico di protocollo;
e)
le misure tecniche atte ad assicurare la contemporaneità delle operazioni di
registrazione
e segnatura di protocollo;
f)
le modalità di trattamento delle informazioni annullate o modificate;
g)
le funzioni per la gestione del registro di emergenza ed il conseguente
recupero
automatico
dei dati;
h)
le modalità di trasmissione, ricezione, verifica, registrazione ed
archiviazione dei
documenti
informatici;
i)
il calcolo dell’impronta dei documenti informatici;
j)
la segnatura di protocollo dei documenti di cui agli articoli 9, 18 e 19 del
D.P.C.M.
31
ottobre 2000;
k)
le funzionalità per lo scambio di documenti informatici tra uffici utente e tra
aree
organizzative
omogenee.
TITOLO
XIX
CONFERENZA
PERMANENTE SUGLI ARCHIVI
Art.
54.
(Istituzione
Conferenza permanente sugli archivi)
1.
È istituita la Conferenza permanente sugli archivi, di cui fanno parte:
a)
il Dirigente del Servizio Segretaria della Giunta regionale o suo delegato con
funzioni
di coordinatore;
b)
il Responsabile del procedimento di registrazione e protocollo a livello
decentrato;
c)
il Dirigente del Servizio informativo e statistico o suo delegato;
d)
il Soprintendente archivistico per l’Umbria o suo delegato;
e)
il Direttore dell’Archivio di Stato o suo delegato.
2.
La Conferenza è costituita con decreto del Presidente della Giunta regionale.
3.
La Conferenza:
a)
propone iniziative di ricerca e di studio sugli archivi;
b)
esprime al Responsabile del Servizio osservazioni e valutazioni per eventuali
modifiche
o integrazioni del Regolamento, del titolario, e del massimario di scarto;
c)
propone o redige rapporti speciali tendenti alla valorizzazione della
documentazione
regionale,
alla conservazione, alla sicurezza dei locali di deposito e a quant’altro possa
migliorare
l’attività istituzionale inerenti agli archivi;
d)
realizza sinergie con le altre Regioni al fine di una gestione unitaria degli
archivi;
e)
propone corsi di aggiornamento e formazione per il personale operante
all’interno
delle
strutture archivistiche.
4.
La Conferenza si riunisce, di norma, due volte all’anno su convocazione del
Dirigente
del Servizio della Segreteria della Giunta regionale.
TITOLO
XX
NORME
FINALI TRANSITORIE
Art.55.
(Eliminazione
dei protocolli interni)
1.
Con l’entrata in funzione del sistema di gestione informatica dei documenti
sono
eliminati
tutti i sistemi di registrazione dei documenti alternativi al protocollo
informatico.
Art.
56.
(Entrata
in vigore)
1.
Il presente regolamento entra in vigore il 1° marzo 2003.
Art.
57.
(Norme
finali e transitorie)
1.
Il sistema di gestione dei documenti in via informatica è attuato in due fasi:
a)
prima fase: implementazione in tutte le Direzioni dell’Ente dei moduli software
che
realizzano
la protocollazione, classificazione e fascicolazione dei documenti cartacei;
gestione
dei flussi documentali cartacei e versamento dei fascicoli non più occorrenti
alla
pratica amministrativa all’archivio di deposito;
b)
seconda fase: implementazione in tutte le Direzioni dei moduli hardware e
software
che
realizzano la scansione dei documenti cartacei, la produzione, trasmissione,
ricerca
e
archiviazione dei documenti informatici, la interoperabilità con i sistemi di
protocollo
informatico
di altre pubbliche amministrazioni.
2.
L'applicazione degli articoli 8, 10, 12, 16, 19, 32, 38, 43, 47, 48, 50, 51, 52
e 53
relativi
alla seconda fase di attuazione del sistema di gestione dei documenti in via
informatica
di cui alla lettera b), comma 1 è condizionata alla emanazione da parte della
Giunta
regionale di disposizione regolamentare.
TITOLO
XXI
ABROGAZIONE
Art.
58.
(Abrogazione)
1.
A far data dall’entrata in vigore del presente regolamento è abrogato il regolamento regionale
26 giugno 1989 n° 21 e successive modificazioni ed integrazioni.
APPENDICE
AL TESTO
ALLEGATO
A
ATTI
DA APPROVARE PER LO SVOLGIMENTO DELLE ATTIVITA’
DISCIPLINATE
DAL REGOLAMENTO (ARTICOLO 1, COMMA 2)
N°
1 AREE ORGANIZZATIVE OMOGENEE
In
questo atto si devono elencare le aree organizzative omogenee istituite
dall’Amministrazione
per la gestione dei documenti. Per ognuna di esse si devono
specificare
le seguenti informazioni:
–
la denominazione dell’area;
–
il codice identificativo dell’area [cfr. art. 12, comma 2, lettera b), del DPCM
31
ottobre
2000];
–
la data di istituzione;
–
l’indirizzo di posta elettronica istituzionale dell’area [cfr. articolo 15,
comma 3, del
DPCM
31 ottobre 2000];
–
l’insieme degli uffici utente che compongono l’area, con la loro articolazione
gerarchica
[cfr. articolo 3, comma 1, lettera a), del DPCM 31 ottobre 2000];
–
la denominazione del Servizio istituito nell’ambito dell’area;
–
il nominativo del Responsabile del Servizio [cfr. art. 61, comma 2, del testo
unico];
–
il nominativo del vicario del Responsabile del Servizio nei casi di vacanza,
assenza
o
impedimento di questi [cfr. art. 3, comma 1, lettera b), DPCM 31ottobre 2000]
–
i nominativi dei responsabili del procedimento di registrazione e protocollo a
livello
decentrato.
N°
2 ABILITAZIONI ALL’UTILIZZO DELLE FUNZIONALITÀ DEL SISTEMA
DI
GESTIONE INFORMATICA DEI DOCUMENTI
In
questo atto, per ciascun utente del sistema di gestione informatica dei
documenti si
devono
riportare le abilitazioni alle svolgimento delle operazioni di gestione dei
documenti
che, al minimo, comprendono:
–
la registrazione di protocollo dei documenti in arrivo;
–
la registrazione di protocollo dei documenti in partenza;
–
la classificazione dei documenti;
–
l’assegnazione e presa in carico dei documenti;
–
la fascicolazione dei documenti;
–
la protocollazione dei documenti nel registro di emergenza;
–
la consultazione della banca dati documentale.
N°
3 DOCUMENTI SOGGETTI A REGISTRAZIONE PARTICOLARE
DELL’AMMINISTRAZIONE
ED ESCLUSI DALLA REGISTRAZIONE DI
PROTOCOLLO
In
questo atto si devono elencare i documenti che sono soggetti a registrazione
particolare
dell’Amministrazione ed esclusi dalla registrazione di protocollo [cfr. art.
53,
comma 5, del testo unico]. Per ciascuno di essi, inoltre, si devono descrivere
le
relative
modalità di trattamento.
N°
4 PIANO DI CONSERVAZIONE DELL’ARCHIVIO
In
questo atto si deve riportare il piano di conservazione dell’archivio [cfr.
art. 68,
comma
1, del testo unico] che comprende il titolario di classificazione ed il
massimario
di
selezione.
Nel
piano di conservazione dell’archivio si devono descrivere anche le modalità di
gestione
dell’archivio di deposito, di selezione periodica dei documenti (scarto
archivistico),
di formazione e gestione dell’archivio storico dell’Amministrazione.
La
redazione di questo importante atto deve avvenire nel rispetto delle
disposizioni
contenute
nel D. Lgs. 490/1999 e chiedendo assistenza alle Soprintendenze ai Beni
Archivistici
e agli Archivi di Stato [cfr. art. 14, comma 6 e art. 15, comma 2, del DPR
29
dicembre 2000, n. 441]
N°
5 CRITERI DI ASSEGNAZIONE DEI DOCUMENTI
In
questo atto, per ogni unità di personale abilitata all’operazione di
assegnazione dei
documenti,
si devono specificare le principali tipologie di documenti trattati e i
relativi
criteri
di assegnazione [cfr. art. 5, comma 2, lettera e), DPCM 31 ottobre 2000].
N°
6 LIVELLI DI RISERVATEZZA E LOGICHE DI PROTEZIONE DEI DATI E
DEI
DOCUMENTI
In
questo atto si devono descrivere i livelli di riservatezza applicabili con il
sistema di
protocollo
informatico ai documenti e ai fascicoli, con le relative logiche di abilitazione
all’accesso.
Inoltre, si deve evidenziare il livello di riservatezza standard applicato
automaticamente
dal sistema informatico all’atto della registrazione di protocollo, o
dell’apertura
di un fascicolo.
N°
7 MODALITÀ DI TRATTAMENTO DI DETERMINATE TIPOLOGIE DI
DOCUMENTI
In
questo atto si devono riportare le scelte del Responsabile del Servizio in
merito alla
registrazione
delle deliberazioni di Giunta e di Consiglio; determinazioni dirigenziali;
decreti;
ordinanze; contratti; documenti anonimi; documenti non firmati; fatture senza
lettera
di trasmissione; documenti di competenza di altre Amministrazioni; altri
documenti
per i quali è opportuno fissare in modo esplicito le modalità di trattamento.
N°
8 TIPOLOGIE DI DOCUMENTI DA DIGITALIZZARE
In
questo atto si devono elencare le tipologie di documenti da digitalizzare con
lo
scanner,
le modalità ed i tempi di esecuzione del processo di scansione, gli uffici
utente
abilitati
a questa operazione.
N°
9 MODALITÀ DI COMUNICAZIONE UFFICIALE TRA UFFICI UTENTE
In
questo atto si devono descrivere le modalità con cui gli uffici utente
comunicano
ufficialmente
tra loro. Tale descrizione deve riguardare sia le comunicazioni basate su
documenti
cartacei e sia le comunicazioni basate su documenti informatici. Per ogni
tipo
di comunicazione, si deve riportare l’esatta sequenza delle operazioni che
l’ufficio
utente
mittente e l’ufficio utente destinatario debbono eseguire.